Bullet journal : quelques pistes sur la gestion du temps et des priorités

Nous l’avons dit plusieurs fois déjà : le bullet journal est un outil formidable, quand il s’agit de gestion du temps et des priorités. Il permet de:

• se concentrer sur les tâches essentielles
• ne pas perdre de temps sur des tâches inutiles

En une phrase, le bullet journal est synonyme de priorisation.
Nous allons, le temps d’un article, rentrer en détail sur comment le bujo peut vous aider dans la gestion du temps.

Gestion du temps et des priorités dans le bullet journal: de quoi parle t-on concrètement?

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Quand on parle de gestion du temps et des priorités, on parle d’organiser et d’optimiser le temps que vous avez à votre disposition. Voici quelques méthodes traditionnelles de gestion du temps :
La méthode dite de time-blocking : on divise le temps disponible dans la journée en plusieurs blocs, auxquels on attribue une tâche/événement/activité spécifique.

• La méthode dite de time-boxing : on limite une tâche/événement/activité spécifique à une plage horaire précise
• La méthode dite de time-tracking : on suit le temps passé sur une tâche ou une activité ou un événement, pour l’analyser plus tard afin d’optimiser sa gestion du temps.

Le problème qui se pose avec les méthodes traditionnelles de gestion du temps et des priorités est qu’elles sont trop complexes pour qu’on puisse s’y tenir de manière pérenne. La méthode de time-blocking fonctionne bien jusqu’à ce que vous ayez besoin de changer tout le programme de votre journée à cause d’un événement imprévu. La méthode de time-boxing peut être utile mais devient plus un obstacle si elle vous interrompt dans un moment d’inspiration ou de motivation intense. La méthode de time-tracking peut être utile mais il nous arrive souvent d’être tellement concentré sur une tâche que l’on oublie complètement de la chronométrer.

Beaucoup de personnes arrivent à naviguer entre ces méthodes traditionnelles de gestion du temps et des priorités sans problème. La plupart du temps, elles utilisent des outils automatisés pour gérer tout l’aspect complexité de ces méthodes. Ici nous voulons trouver une solution pour les personnes qui n’y arrivent pas et /ou qui n’aiment pas les outils digitaux. Nous savons que vous avez tout de même besoin de gérer votre temps ce qui est tout à fait possible grâce au bullet journal.

Gestion du temps et des priorités dans le bullet journal: le zombie mode

Et si le sel de la gestion du temps était juste une question d’attention? Si vous pouvez réellement concentrer votre attention sur une tâche, il n’y a aucun temps perdu. Pas besoin d’utiliser des alarmes, des outils digitaux ou des agendas.

Un exemple pratique de gestion de temps et des priorités grâce à l’attention : le zombie mode.

Le zombie mode est un concept que nous avons trouvé sur le site du bullet journal.
Le zombie mode est l’état où l ‘on se trouve lorsque l’on accomplit des tâches sans utiliser son cerveau, sans vraiment y penser. Vous pouvez utiliser des collections pour gérer ce type de tâches dans le bullet journal. Nommez les juste « zombie mode », puisque c’est ce dont il s’agit. Vous y inscrirez les tâches « automatiques » que vous devez accomplir dans la journée, jusqu’à ce que vous sortiez du mode zombie, ou que la journée se termine.
De cette manière, vous ne perdrez pas de temps à jouer sur votre téléphone ou à essayer de vous motiver pour trouver une tâche qui vous donne envie. Une fois que vous avez une liste sur laquelle vous concentrer sans avoir à prendre de décisions, votre temps en zombie mode va automatiquement passer de « perdu » à « super productif ». Même si le temps passé sur ces tâches est un temps sans réel intérêt intellectuel, c’est une réelle amélioration par rapport au fait de ne rien faire du tout.

Comment utiliser le zombie mode dans votre bullet journal?

Alors concrètement comment introduire le zombie mode dans votre bujo en utilisant les méthodes de gestion du temps traditionnelles? Le site du bullet journal semble penser que ce n’est pas viable. Pour la méthode du time-blocking, vous avez déjà planifié toute la journée en avance du coup si vous vous réveillez en mode zombie, votre journée serait complètement ruinée. Pour la méthode de time-boxing, vous devez estimer combien de temps une tâche va durer et imposer une limite en fonction. Le zombie mode est plutôt un mode où on accomplit un certain nombre de tâches courtes et sans réelle réflexion en ordre. Mesurer combien de temps prendraient ces tâches serait donc inutile, il n’y a pas vraiment d’améliorations à apporter.

Le zombie mode fonctionne mieux pour la gestion de temps simple. Tout ce dont vous avez besoin c’est d’une liste de tâches vers laquelle vous pouvez vous tourner quand vous sentez votre niveau d’attention baisser, et la reprendre là où vous vous étiez arrêté. Pas besoin de compliquer les choses lorsque vous êtes un zombie!

Gestion de temps dans le bullet journal : la méthode 1-2-3-4

Comment se lancer?

Construisez un daily log avec 4 colonnes pour 4 signifiers. La première colonne vous servira à indiquer les tâches rapides (groupe 1). La seconde colonne sera utilisée pour indiquer les tâches qui concernent le nettoyage ou le rangement (groupe 2). La colonne 3 sera utilisée pour indiquer les tâches difficiles (groupe 3). La quatrième colonne vous servira à indiquer les tâches amusantes ou relaxantes (groupe 4). Pour chaque tâche entrée, vous utiliserez un signe ✓ pour indiquer à quel groupe elle appartient dans une des 4 colonnes.
L’idée est de choisir une tâche dans chaque groupe pour un total de 4 tâches. Vous réaliserez ces tâches dans l’ordre. Lorsque vous travaillez sur cet enchainement de tâches, essayez de ne pas vous arrêter tant que vous n’avez pas terminé l’ensemble du groupe. Si vous avez besoin de faire une pause pour gérer une interruption, faites le rapidement puis retournez à l’enchaînement aussi vite que vous pourrez. Si vous avez besoin de vous arrêter pendant longtemps, faites le mais dans ce cas vous devrez recommencer une nouvelle chaîne de tâches.

Comment ça marche?

Pourquoi devez vous faire les quatre tâches dans l’ordre. Et bien c’est psychologique. Au début, vous réalisez une tâche facile et rapide. Cela vous permet en quelque sorte de vous mettre en jambes quand vous avez peu de motivation. Après avoir fini, vous avez construit un peu de motivation sur laquelle vous allez pouvoir vous appuyer pour attaquer la seconde tâche : la tâche de rangement ou de nettoyage. Elle est plus longue mais ne demande pas beaucoup d’énergie mentale et vous serez satisfait d’avoir un environnement propre et bien rangé. Une fois cette tâche accomplie, normalement vous avez développé une certaine dose de motivation: il est temps de faire une grosse tâche. Maintenant vous allez pouvoir attaquer une tâche longue et difficile puisque vous êtes à votre max niveau motivation. Une fois que cette tâche sera terminée, vous serez fatigué physiquement et mentalement. C’est le moment d’attaquer la tâche relaxante et amusante. Ce sera une récompense avant de commencer un nouvel enchaînement de tâches.

Zombie mode : quels avantages?

Comme le zombie mode, vous n’avez pas besoin de gestion de temps poussée pour utiliser la méthode 1-2-3-4. Les méthodes traditionnelles finissent toujours par rencontrer des limites. Parmi celles ci on peut citer:

• un manque de liberté dans les choix
• trop gourmand en énergie et en temps à maintenir
• trop de règles
• le système est trop long à choisir la prochaine tâche
• le système exige trop d’écriture ou de réécriture
• le système exige de vous que vous écriviez strictement toutes les tâches ce qui tue la spontanéité
• le système limite le nombre de tâches que vous pouvez écrire
• le système cache des tâches importantes ou urgentes, ce qui vous les fait oublier
• le système ne peut pas gérer les interruptions et les urgences
• le système est ennuyeux
  

Verdict?

La méthode 1-2-3-4 est notre préférée. Nous avons remarqué que nous pouvons réaliser plus de tâches longues et difficiles que d’habitude avec cette méthode. Construire la motivation de manière progressive de cette manière a réellement fait la différence dans le nombre de tâches que nous avons accomplies, mais aussi dans la réalisation des tâches qui comptent.

Alors? Qu’est ce qui fonctionne pour vous? Les méthodes de gestion du temps traditionnelles? Le zombie mode? La méthode 1-2-3-4? Prenez votre temps pour essayer des choses différentes dans votre bullet journal et décidez ce qui fonctionne le mieux pour vous. Votre bullet journal est un outil adaptable et il se pliera à toutes vos envies.

A bientôt!